เอาจริงๆ งานที่ทำก็ไม่ได้ยากขนาดที่ต้องบนบานศาลกล่าวเพื่อให้สำเร็จหรอกนะ แต่ทำไมพอไปที่ออฟฟิศแต่ละครั้ง ถึงต้องใช้เวลามากมายในการทำงาน เอาเป็นว่า กว่าแต่ละงานจะออกมาได้ ถ้าไม่ใกล้ deadline ก็อย่าหวังว่าเจ้านายจะได้เห็นเลย ที่เลวร้ายกว่านั้นอีกก็คือ งานที่ทำออกไป ก็ใช่ว่าจะ ‘ดี’ หรือ ‘ปัง’ เสมอไป
โถ … มันเป็นอย่างนี้ไปได้อย่างไรกัน?
เขาว่ากันว่า (เขาที่ไหน?) ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพและได้ผลผลิตสูงๆ นอกจากการมีหัวหน้างานที่ดี และทักษะที่เป็นเลิศแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญก็คือ ‘สภาพของที่ทำงาน’
สภาพที่ทำงาน คือ บรรยากาศของที่ทำงาน การจัดวางอุปกรณ์ โต๊ะ และเก้าอี้ต่างๆ ในบริเวณที่ทำงาน
ตลอดหลายทศวรรษที่ผ่านมา นักวิชาการที่ศึกษาเรื่องการบริหารจัดการองค์กรพบว่า สภาพของที่ทำงานนั้นมีผลต่อการทำงานของเราทั้งทางตรงและทางอ้อม โดยสภาพของที่ทำงานแต่ละประเภทก็เหมาะสมต่อประเภทงานที่แตกต่างกันไป
น่าสนใจว่าในปัจจุบันที่งานของพวกเรามีความหลากหลายและต้องอาศัยทักษะความรู้ที่ซับซ้อนกว่าเดิม สถานที่การทำงานแบบใดกันเล่าที่จะเหมาะสมต่อการทำงานมากที่สุด
วันนี้เราจะลองมาดูกันว่า หน้าตาของสถานที่ทำงานที่ว่านั้นจะเป็นอย่างไร
สถานที่ทำงานแบบปิด vs สถานที่ทำงานแบบเปิด
ปกติเราจะรู้จักอยู่กับ ลักษณะของที่ทำงานอยู่ 2 ประเภท นั่นคือ ‘ที่ทำงานแบบปิด’ กับ ‘ที่ทำงานแบบเปิด’
สำหรับที่ทำงานแบบปิด หลายคนน่าจะคุ้นชินเป็นอย่างดี โดยเฉพาะเฉพาะพนักงานออฟฟิศที่ต้องทำงานเอกสารและอาศัยสมาธิอย่างยิ่ง การออกแบบโดยทั่วไปของสถานที่ทำงานแบบปิดจะเป็นในลักษณะ การกั้นห้องออกเป็นส่วนๆ โดยแต่ละส่วนก็คือ ห้องเล็กๆ สำหรับพนักงานแต่ละคนนั่นเอง และถ้าบริษัทไหนมีงบประมาณน้อย ก็ไม่ต้องถึงขนาดที่ต้องแบ่งห้องก็ได้ เพียงใช้ partition แบ่งที่ทำงานออกเป็นส่วนๆ ให้พนักงานแต่ละคนมีที่ทำงานของแต่ละคนก็เพียงพอ
หลายคนเรียกการแบ่งพื้นที่ออฟฟิศชนิดนี้ว่า ‘cell office’ คล้ายๆ กับการแบ่งห้องของคุกนั่นแหละ
เหตุผลหลักที่ทำให้เกิดการแบ่งห้องลักษณะนี้คือ ต้องการให้พนักงานมีสมาธิกับการทำงานให้สูงที่สุด การแบ่งพื้นที่ให้พนักงานแต่ละคนเป็นเจ้าของสามารถส่งเสริมให้พนักงานมีอยู่กับตัวเองและมีสมาธิ และเมื่อมีสมาธิแล้ว พนักงานก็สามารถทุ่มเทแรงกายและแรงใจในการวิเคราะห์ปัญหาที่อยู่ตรงหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การออกแบบออฟฟิศแบบนี้จึงเหมาะกับงานประเภทที่อาศัยการวิเคราะห์ค่อนข้างสูงอย่างเช่น พวกนักบัญชี พวกนักวิชาการ พวกนักวิจัย หรือพวกนักการเงิน เป็นต้น
จึงไม่แปลกใจที่เมื่อเราเข้าไปในออฟฟิศประเภทนี้จะสัมผัสได้แต่ความเงียบ อึมครึม อบอวลไปด้วยกลิ่นไอของความเคร่งเครียด – ทำดินสอตกแท่งเดียว น่าจะได้ยินไปทั้งออฟฟิศเลย
ในส่วนของสถานที่ทำงานชนิดถัดมา มันคือ สถานที่ทำงานแบบเปิด หลายอาจนึกไม่ออกว่ามันคืออะไร
จริงๆ แล้วมันก็คือ สถานที่ทำงานที่ไม่มีการแบ่งสรรจัดส่วนห้องแบบเป็นกิจลักษณะนั่นเองแหละครับ ในสถานที่ทำงานชนิดนี้ ผู้ออกแบบจะไม่ได้กำหนดให้มีห้องแยกสำหรับพนักงานแต่ละคน นั่นคือ ในห้องๆ นั้น พนักงานทั้งหมดจะร่วมทำงานอยู่ในที่เดียวกัน และเมื่อทุกคนรวมตัวอยู่ในที่เดียวกัน สภาพห้องจึงต้องมีลักษณะถ่ายเทและกว้างเป็นพิเศษเพื่อให้อากาศถ่ายเท รวมถึงแสงก็ต้องเพียงพออีกด้วย
เหตุผลของการออกแบบที่ทำงานในลักษณะนี้ก็เพราะว่า ในโลกของเรา ยังมีงานอีกประเภทหนึ่งที่อาศัยการติดต่อประสานงานเป็นประจำ ตัวอย่างเช่น งานที่ทำกันในโรงงาน หรืองานที่อาศัยข้อถกเถียงและความร่วมมือของพนักงาน พูดง่ายๆ ก็คือ งานที่ไม่สามารถ ‘จบ’ ได้ในคนๆ เดียวนั่นแหละครับ
การที่ห้องถูกออกแบบให้เป็นสถานที่เปิดซึ่งพนักงานทุกคนทำงานอยู่ในนั้น จะเปิดโอกาสให้พนักงานแต่ละคนได้มีปฏิสัมพันธ์ เม้ามอย และทำความรู้จักกันมากขึ้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้าง ‘ความไว้เนื้อเชื่อใจ’ และส่งผลโดยตรงกับระดับของความร่วมแรงร่วมใจในที่ทำงานในระยะยาว
สภาพของที่ทำงานทั้งสองชนิดมีความเหมาะสมต่อประเภทงานที่แตกต่างกันไป ซึ่งการเลือกว่าจะเอาสถานที่ทำงานชนิดไหนนั้น นักออกแบบออฟฟิศและผู้บริหารจะต้องคำนึงถึงลักษณะของเนื้องานและพฤติกรรมของพนักงานเป็นหลัก
เพราะหากเลือกผิด ก็อาจสร้างหายนะให้แก่องค์กรได้เลยนะครับ
การมาของออฟฟิศแบบใหม่
ดูเหมือนว่าในปัจจุบัน ความยากในการตัดสินใจว่าจะเลือกสร้างสถานที่ทำงานแบบไหนจะยากขึ้นกว่าเก่า ส่วนหนึ่งก็เพราะเนื้องานของโลกศตวรรษที่ 21 นั้นมีความซับซ้อนมากขึ้น
งานหนึ่งงานต้องการทักษะมากกว่าแต่ก่อน ตัวอย่างเช่น ในปัจจุบันงานที่เน้นการวิเคราะห์ อย่างนักวิจัยหรือนักวิชาการ ถูกคาดหวังให้ทำงานเชิงรุกที่มีความสร้างสรรค์มากขึ้น นั่นคือ ผลลัพธ์ที่ได้ออกมาจากงานวิจัย นักวิจัยหรือนักวิชาการต้องนำไปสื่อสารให้คนภายนอกได้อย่างสร้างสรรค์ เพราะถ้าเกิดทำไม่ได้ งานวิจัยที่มีคุณภาพก็ไม่มีประโยชน์อะไร
ด้วยเหตุนี้แหละครับ นักวิจัยหรือนักวิชาการจึงไม่ได้ต้องการทักษะในแง่การวิเคราะห์เท่านั้น หากต้องการทักษะในแง่การสื่อสาร และความคิดสร้างสรรค์อีกด้วย
อย่างไรก็ดี ไอ้การเรียกร้องความสารพัดทักษะแบบนี้ไม่ได้เกิดขึ้นกับพวกนักวิชาการหรือนักวิจัยเท่านั้นนะครับ แต่กินความรวมไปถึง ‘แรงงานความรู้’ (knowledge worker) หรือ ‘พนักงานออฟฟิศ’ ทั้งระบบเลย
ซึ่งปัจจัยหนึ่งที่จะช่วยเติมเต็มความหลากหลายของทักษะการทำงานในยุคนี้ได้ ก็คือ ‘ที่ทำงาน’ นั่นเองละครับ
ที่ทำงานยุคนี้ต้องเป็นส่วนผสมอันลงตัวระหว่างที่ทำงานแบบปิดและที่ทำงานแบบเปิด ทั้งนี้ก็เพื่อสร้างความยืดหยุ่นในการทำงาน เสริมสร้างความร่วมไม้ร่วมมือในหมู่พนักงาน และก่อให้เกิดผลผลิตได้มากที่สุด
ทั้งนี้ Steve Lohr คอลัมนิสต์ชื่อดังแห่ง The New York Times ได้เขียนไว้ในบทความ ‘Don’t Get Too Comfortable at That Desk’ (2017) ว่า หน้าตาของที่ทำงานแบบใหม่ซึ่งกำลังเป็นเทรนด์อยู่นี้ถูกออกแบบด้วยแนวคิด ‘การออกแบบที่ทำงานแบบเน้นกิจกรรม’ หรือ ‘Activity-Based Workplace Design’
การออกแบบออฟฟิศแบบใหม่จาก Microsoft ถึง IBM: พื้นที่ที่เน้นการสร้างกิจกรรมมากกว่าการอุดอู้อยู่กับตัวเอง
ในบทความดังกล่าว Lohr ได้พยายามค้นหารูปลักษณะร่วมกันของออฟฟิศที่ออกแบบโดยอาศัยแนวคิดใหม่นี้ โดยสอบถามผู้บริหารองค์กรด้านไอทีชั้นนำของโลก และพบว่าการออกแบบพื้นที่ที่ทำงานตามแนวคิดใหม่นี้ จะเน้นการสร้างพื้นที่ที่เปิดโอกาสให้ผู้ใช้พื้นที่ใช้งานได้หลากหลาย ไม่ได้จำกัดว่าพื้นที่เหล่านั้นจะมอบความเป็นส่วนตัว หรือบรรยากาศแบบเปิดแก่พนักงานอย่างเดียวเท่านั้น
พูดอีกแบบก็คือ พนักงานสามารถเลือกได้ว่าจะทำงานด้วยบรรยากาศแบบไหนก็ได้
Lohr ได้ยกตัวอย่างการออกแบบพื้นที่ของบริษัท Microsoft และพบว่า เหตุผลสำคัญที่ผู้บริหารหันมาออกแบบตามแนวคิดดังกล่าว คือ ความต้องการอยากให้สมาชิกในองค์กรร่วมมือร่วมใจกันมากขึ้น
ตลอดหลายสิบปีที่ผ่านมา Microsoft เคยเชื่อว่า การขังเหล่าวิศวกรไว้ในออฟฟิศเงียบๆ จะทำให้เกิดความเป็นส่วนตัวและสามารถตั้งใจเขียน ‘โค้ดคอมพิวเตอร์’ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แต่ก็นั่นแหละครับ การใช้วิธีนี้ดูจะไม่ค่อยเวิร์กเสียเท่าไหร่ ภายหลังปี 2010 บริษัทจึงได้ทดลองออกแบบออฟฟิศในรูปแบบใหม่ดู โดยสำหรับการออกแบบออฟฟิศแบบใหม่นี้ พื้นที่จะถูกจัดวางไม่ให้มีแผงกั้น โต๊ะทำงานถูกวางในลักษณะใกล้ชิดกันมากขึ้น ทำให้พื้นที่ดังกล่าวเป็นพื้นที่ที่พนักงานจะต้องใช้งานร่วมกัน ทางบริษัทเรียกพื้นที่ทำงานลักษณะนี้ว่า ‘พื้นที่เน้นการสร้างทีม’ (team-based space) เพราะเป้าประสงค์ของมันต้องการให้วิศวกรจำนวน 16-24 คนได้ทำงานร่วมกัน
ผลปรากฎว่า พอวิศวกรได้ใช้งานพื้นที่แบบใหม่นี้ไปได้สักระยะนึง ก็เกิดปัญหาขึ้น นั่นคือ วิศวกรรู้สึกว่า พื้นที่ที่เปิดโล่งมากเกินไป ทำให้พวกเขารู้สึกเสียงดังและถูกรบกวนตลอดเวลา (แหม จะไม่ถูกรบกวนได้อย่างไรล่ะ เล่นเอาคนจำนวน 24 คน มาไว้ในที่เดียวกัน) จนทำให้สมาธิในการทำงานถดถอยถึงขีดสุด สุดท้าย วิศวกรแต่ละคนจึงเลือกใส่หูฟังและนั่งทำงานของตนต่อไปอย่างโดดเดี่ยว
กลายเป็นว่า ผลกระทบด้านกลับของการเปิดพื้นที่แบบเต็มที่ ทำให้สมาชิกในองค์กรสื่อสารและร่วมแรงร่วมใจกันน้อยลง
อย่างไรก็ดี Microsoft ได้เรียนรู้จากประสบการณ์ดังกล่าวและปรับปรุงพื้นที่ที่ทำงานของตน โดยการสอดแทรกพื้นที่ส่วนตัวไปมากขึ้น และกำหนดให้พื้นที่ที่ใช้งานร่วมกันมีผู้ใช้งานไม่เกิน 12 คน
Lohr ยังได้เล่าถึงตัวอย่างการออกแบบพื้นที่ทำงานแบบใหม่ของ IBM อีกด้วย เขาเล่าว่า ในปี 2014 บริษัทใช้เงินจำนวน 380 เหรียญสหรัฐฯ สำหรับการปรับปรุงพื้นที่ทำงาน (work space) ซึ่งแนวคิดของการออกแบบพื้นที่จะเน้นการผสมผสานการออกแบบที่ทำงานแบบปิดและแบบเปิดเข้าไว้ด้วยกัน
บริษัทได้ปรับปรุงโดยการเปิดพื้นที่ให้กว้างขึ้น เพิ่มกำแพง whiteboard งดการกั้นห้องออฟฟิศส่วนบุคคล ใส่โต๊ะที่สามารถใช้งานได้ทั้งยืนและนั่ง รวมถึงติดตั้งห้องทำงานลักษณะคล้ายตู้โทรศัพท์
พื้นที่เปิดกว้างที่มีอากาศถ่ายเทและมีแสงในการทำงานมากพอ ทำให้ทุกคนทำงานในสิ่งแวดล้อมที่ดีต่อสุขภาพ และเปิดโอกาสให้แต่ละคนเจอหน้ากัน ส่วนกำแพง whiteboard ก็ช่วยทำให้สมาชิกองค์กรสามารถปรึกษาหารือกันได้ง่ายขึ้น ส่วนการงดใช้ออฟฟิศส่วนบุคคลก็ช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานที่เป็นพวกเก็บตัวกลับไปอยู่ในโลกส่วนตัว ในขณะที่เก้าอี้ซึ่งมีฟังก์ชันหลากหลายก็เอื้อให้พนักงานมีการขยับร่างกายอย่างต่อเนื่อง และสำหรับพนักงานที่ต้องการพื้นที่ส่วนตัวหรือสมาธิในการทำงาน ห้องทำงานรูปคล้ายตู้โทรศัพท์ก็ตอบโจทย์ได้เป็นอย่างดี
หลังจากที่ IBM ปรับปรุงที่ทำงาน บรรยากาศการทำงานของบริษัทโดยรวมก็ดีขึ้น
การออกแบบพื้นที่ทำงานแบบนี้ ทำให้พนักงานสามารถใช้พื้นที่ได้หลากหลาย ไม่ว่าจะใช้เพื่อปฏิสังสรรค์กับเพื่อร่วมงานคนอื่นๆ ในพื้นที่ส่วนกลาง หรือใช้เพื่อสร้างสมาธิสำหรับการวิเคราะห์ปัญหาอันแสนยากในห้องรูปตู้โทรศัพท์ที่จัดไว้ให้ต่างหาก
นอกจากนี้ ระหว่างที่พนักงานกำลังเปลี่ยนโหมดการใช้งานของออฟฟิศ เช่น การเดินของพนักงานจากพื้นที่ส่วนกลางไปยังห้องรูปโทรศัพท์ พนักงานยังมีโอกาสได้เคลื่อนที่ในที่ทำงานของตนมากขึ้น นั่นหมายความว่า สมาชิกข้ามแผนกจะมีโอกาสพบปะและทำกิจกรรมร่วมกันมากขึ้น
คุณประโยชน์นี้ส่งผลให้พนักงานสื่อสารและมีความไว้เนื้อเชื่อใจกันมากขึ้นเรื่อยๆ ผลสุดท้ายที่จะได้รับก็คือ ความร่วมมือร่วมใจในการทำงาน ซึ่งผลทางอ้อมที่องค์กรจะได้รับตามมาก็คือ พนักงานอยากมาทำงานที่ออฟฟิศมากกว่านั่งอยู่บ้านเฉยๆ เพราะการมาที่ทำงานไม่ใช่มาเพื่อทำงานอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังได้ทำกิจกรรมอื่นๆ อีกด้วย
ในปัจจุบัน การออกแบบพื้นที่ทำงานในลักษณะนี้มีแนวโน้มจะเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ต่างก็เริ่มใช้กันแล้วทั้งสิ้น
ที่ทำงานของคุณล่ะ เป็นแบบนี้แล้วหรือยัง?
แต่ก็นั่นแหละครับ ใช่ว่าเมื่อเรามีสภาพที่ทำงานที่ดีขึ้นแล้ว งานของเราจะมีคุณภาพเสมอไป มันยังมีปัจจัยอื่นๆ อีกร้อยแปดพันประการที่ส่งผลต่องานของเรา
ไม่ว่าจะเป็นอารมณ์ของเราเอง ทักษะและความรู้ที่ติดตัวมาจากมหาวิทยาลัย ความโหดและความใจอ่อนของเจ้านาย หรือแม้กระทั่งความเอื้อเฟื้อของเพื่อนร่วมงาน
เอกสารอ้างอิง
บทความ Don’t Get Too Comfortable at That Desk ของ STEVE LOHR จาก The New York Times
รายงาน THE FUTURE ACADEMIC WORKSPACE ของ Michaela Sheahan จาก Hassell
บทความ How The Physical Workspace Impacts The Employee Experience ของ Jacob Morgan จาก Forbes
